solution

office procedure manual3.5.1 Telephone and E-mail List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
3.5.2 File Numbering and Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
3.5.3 File Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.5.4 File Labeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.5.5 Special Categories of Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.5.6 New File Opening Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.5.7 Conflicts File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.5.8 Use of Conflicts File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.5.9 Locations of the Conflicts File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.5.10 Responsibility for Maintenance of the Conflicts File . . . . . . . . 73
3.5.11 Closing Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
3.5.12 Closing Electronic Client Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
3.5.13 Transfer of Client Files Out of the Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
3.5.14 Opinion File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
3.5.15 Fee Agreement File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
3.5.16 Miscellaneous File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
APPENDIX 3.5.2Alphanumeric File System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
APPENDIX 3.5.6Client Data Sheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
APPENDIX 3.5.7Conflicts File Memorandum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
APPENDIX 3.5.11File Retention Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
APPENDIX 3.5.12Retention of Electronic Records . . . . . . . . . . . . . . . 84